“Communicatie gaat niet zozeer over zenden en ontvangen maar over begrijpen en verbinden”
Communicatie, feedback geven en ontvangen, een hele kunst en een veelvoorkomend thema in trainingen en coaching. Tussen collega’s onderling, tussen leidinggevenden onderling, tussen leidinggevenden en medewerkers en ook tussen daar waar mensen samen komen in het algemeen overigens.
Vaak wordt er in een ochtend of een dag getracht via een model alle neuzen dezelfde kant op te krijgen qua feedback geven, ontvangen en communiceren. Het wordt dan een cognitieve oefening. Men krijgt een a4tje met feedbackregels met het verzoek deze uit het hoofd te leren en ermee te stoeien in de praktijk.
De duurzaamheid van het cognitief geleerde in de praktijk brengen is te betwisten en valt vaak flink tegen. Feedback geven en communiceren vraagt dan ook meer en gaat vaak meer ‘leven’ wanneer het ervarings- en belevingsgericht is. Dat je met elkaar, in contact en verbinding kunt ontdekken wat feedback en communiceren nog meer is. Voelen ervaren en er- en herkennen.
Feedback en communiceren gaat namelijk ook over intentie, contact maken, luisteren, inleven, begrijpen van waar jouw feedback vandaan komt, hoe het anderen kan raken en waarom en over je intentie en niet te vergeten over non verbale communicatie.
Wanneer ik met mijn collega’s communicatie en feedbacktrainingen geef werken wij dan ook, vaak tot ieders verassing, vanuit andere lagen, we willen wat losmaken wat vastzit.
Non verbale communicatie
“In wat men laat zien, wordt vooral ook zichtbaar wat er niet is”
Uit onderzoeken blijkt dat meer dan 80% van onze communicatie wordt bepaald door non verbaal gedrag zoals lichaamshouding en stemgebruik. Dus wat je zegt is vaak minder belangrijk dan wat je laat zien.
Non verbaal gedrag verloopt voornamelijk onbewust. Iemand kan zichzelf nog zo zelfverzekerd doen voorkomen met luide en stoere staal maar als de houding geforceerd is en de gezichtsuitdrukking en lichaamshouding niet overeenkomt met wat diegene zegt dan noemen we dit ‘niet congruent’ en zal de boodschap niet over komen. I
Van belang in communicatie, feedback geven en ontvangen is dus ook dat non verbaal en verbaal met elkaar overeenkomen.
Intentie
“Intentie is de essentie”
De tweede factor is de intentie van waarmee je iets zegt. Deze is van groot belang, want waarom geef je feedback aan iemand? Feedback heeft de intentie om de ander te leren groeien en ontwikkelen. Feedback gaat altijd over gedrag, over dat wat je ziet en nooit over de persoon. Dit in tegenstelling tot kritiek want dit kan een demotiverende werking hebben.
Andere voorwaarden voor het geven feedback
- Sfeer – Feedback vindt altijd plaats in een sfeer van veiligheid respect en vertrouwen.
- Actueel – feedback is actueel en volgt snel op dat wat waargenomen is
- Neutraal– feedback is neutraal zonder oordeel en eigen interpretatie
- Vanuit jezelf – dus niet vanuit de ander, vanuit een ik-boodschap
- Kort en krachtig – geen waslijst van verbeterpunten
- Concreet en specifiek – dan kan de ander er wat mee
- Realistisch – alleen gericht op dat wat is te veranderen
- Gezamenlijk belang- zowel de gever als ontvanger hebben belang bij de boodschap
Er zijn verschillende manieren voor het geven van feedback als de sandwichfeedback, metaforisch, parelfeedback. Ook de methode vanuit de geweldloze communicatie wordt veel gebruikt in het verbeteren van communicatie. Als feedback wordt gegeven vanuit jezelf, niet persoonlijk is en deze zuiver en congruent van aard is dan zal de boodschap over komen en ontvangen worden.
Ontvangen van feedback
“Als iets niet is gelukt heb je niet gefaald maar heb je wat geleerd”
Belangrijk is te weten dat veel mensen zich afgewezen kunnen voelen wanneer ze feedback krijgen. Zeker wanneer het niet vanuit een zuivere intentie komt, iets op een botte, ongeïnteresseerde en persoonlijke manier gebracht wordt. Het al dan niet met open armen ontvangen van feedback heeft ook te maken met boodschappen uit het verleden. Veel mensen voelen zich ook afgewezen vanwege eerder ervaringen. De boodschap die zij horen is dan ‘ik ben niet goed genoeg’.
Feedback ontvangen is dus ook een kunst en vraagt om het volgende:
Luisteren – naar wat de ander uitdrukt, realiseer je dat de ander de moeite neemt en dit doet om jou wat mee te geven. Wat je ermee doet is aan jouzelf. Herken je wat de ander zegt? Kun je er iets mee?
Verduidelijking – ja mag altijd vragen om verduidelijking, ga geen discussie aan en ga niet in de verdediging, voel het niet als persoonlijk maar als een leermoment.
Overige communicatie
Communicatie verloopt via verschillende niveaus en kanalen die ik in dit bericht niet allemaal uit een zal zetten.
Kortgezegd zijn er kanalen vanuit het ‘ik’, het kijken vanuit de eigen positie, vanuit het puberniveau, en uit het volwassen niveau. Laatstgenoemde is het luisteren en communiceren met al je zintuigen, intuïtie, intentie wat zorgt voor een diepgaander contact, vanuit eerst begrijpen en dan begrepen worden. Communicatie die niet vanuit het angst gestuurde ego komt, reactief is, vluchten, verstarren en vechten veroorzaakt. Maar communicatie die komt van eco, vanuit wij, in het hier en nu vanuit vertrouwen, balans, comfort vanuit je eigen plek.
Dit vraagt om oefenen ervaren en voelen om contact en verbinding werken vanuit een andere laag om tot duurzaamheid te komen in communicatie en feedback.
Vragen over duurzame communicatie en feedback in jouw team via deze link kun je vrijblijvend contact opnemen.
Voor grote groepen en teams werk ik samen met een van mijn collega’s, hier kun je kijken met welk team ik samenwerk.